Agent d’approvisionnement

Date of issue:04-07-2020

Closing date (Geneva time zone):19-07-2020

Duty station:Goma

Country:CONGO, THE DEMOCRATIC REPUBLIC OF THE

Duty station status: Non Family Duty Station

Accompanied status: Non-Accompanied

Duration:5 Months

Category of Staff: National Staff

Grade: Not applicable

Vacancy No:IFRC04217

Background

The International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies (IFRC) is the world’s largest humanitarian organization, with 192 member National Societies. As part of the International Red Cross and Red Crescent Movement, our work is guided by seven fundamental principles; humanity, impartiality, neutrality, independence, voluntary service, unity and universality.

Organizational Context

La Fédération Internationale de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) est l’une des plus grandes organisations internationales humanitaire du monde, atteignant 150 millions de personnes chaque année à travers ses 187 Sociétés nationales membres. L’Organisation agit avant, pendant et après les catastrophes et les émergences de santé afin de répondre aux besoins et améliorer la vie des personnes vulnérables. Notre travail est guidé par sept Principes fondamentaux (humanité, impartialité, neutralité, indépendance, volontariat, unité et universalité) et par la Stratégie 2020, qui exprime notre vision collective et la détermination à aller de l’avant dans la lutte contre les grands défis qui se posent à l’humanité dans la présente décennie.

Job Purpose

Fournir les services liés à l’approvisionnement de l’Unité Logistique du Bureau de la Fédération de Goma en RDC, en ce qui concerne les approvisionnements, les stocks, la flotte de véhicules et les importations de la Fédération.

Job Duties and Responsibilities

  • Veiller au respect des procédures logistiques de la Fédération dans les processus d’achat (appels d’offres, demande de prix (RFQ), analyse comparative des offres, bon de commande (PO), bordereau de livraison, bons de réception (GRN)).
  • Préparer les paiements quotidiens des fournisseurs et transférés au département finance en mettant le cachet SPI sur toutes les factures et établir la demande de paiement RFP (Request for Payments).
  • Assurer l’archivage des dossiers d’achat (LR, RFQN, COTATIONS, CBA, PO/CONTRAT, BL, GRN, FACTURE, OV/COPIE DE CHEQUE).
  • Transférer systématiquement les dossiers d’achat au jour le jour au point focal Procurement de Goma pour l’enregistrement dans le Procurement follow.
  • Assurer quotidiennement le transfert des copies des bons de commandes validés au secteur d’entrepôt pour la réception des marchandises, conformément au bon de commande, suivant les procédures internes.
  • En fonction des réquisitions ou demandes dûment approuvées, procéder aux traitements dans le respect des procédures en vigueur, délai maximum deux (2) semaines.
  • S’assurer de la bonne analyse, afin de garantir une meilleure qualité, un bon délai de livraison et une garantie qui répond aux normes en vigueur.
  • Faire mensuellement l’état des réquisitions, des paiements, des livraisons en attentes et les transmettre au Délégué Procurement.
  • Préparer mensuellement (au plus tard le 30 de chaque mois) le fichier d’achat et le transmettre au Délégué Procurement.
  • Veiller à une bonne coordination et collaboration entre les équipes de la FICR et avec les services supports, ainsi que les partenaires travaillant dans la réponse.
  • Suivre et superviser les volontaires, les journaliers dans la gestion de transfert des dossiers ou lors de la photocopie et archivages des dossiers d’achat dans le respect d’archivages.
  • Assurer la bonne gestion optimale des contrats logistiques, faire la mise à jour quotidiennement et veuillez aux renouvèlements avant la date d’expiration en respectant les procédures sur econtract.
  • Assister les programmes, les services supports lors de l’établissements des réquisitions sur les bonnes caractéristiques des items et les bons prix estimatifs.
  • Assurer la gestion de catalogue des prix, afin d’éviter la hausse de prix.
  • Faire systématiquement la mise à jour de la base de données des fournisseurs et archiver correctement les documents supports dans un classeur chrono.

 Travailler activement à la réalisation des objectifs du Secrétariat de la Fédération à Genève.

  • Respecter et travailler conformément aux principes fondamentaux de la Croix-Rouge et du Croissant Rouge.
  • Exécuter toutes autres tâches et responsabilités liées au poste de travail qui peuvent être assignées par le supérieur hiérarchique.

Education

License ou qualification professionnelle en Logistique.

Experience

  • 2 ans d’expérience professionnelle dans le domaine logistique
  • Expérience du travail pour une organisation d’aide humanitaire dans un pays en développement,
  • Connaissances et de l’expérience dans le mouvement Croix-Rouge / Croissant Rouge

Knowledge, skills and languages

  • Excellentes aptitudes à la communication, y compris la rédaction de rapports
  • Avoir le sens de l’organisation, de l’initiative et de l’autonomie
  • Capacité à travailler dans des délais serrés et à gérer plusieurs tâches
  • Connaissances en informatique (y compris Microsoft Office)
  • Bonne conduite
  • Maitrise du Français
  • Connaissance de l’Anglais sera un atout

Competencies and values

  • Diversité
  • Intégrité
  • Professionnalisme
  • Travail d’équipe
  • Communication

Comments

The Federation is an equal opportunity employer.

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